Datová schránka pro OSVČ: upozornění, fikce doručení a archivace zpráv

Proč datovku nemůžete ignorovat

• Máte ji ze zákona. Ministerstvo vnitra zřídilo datové schránky podnikajícím fyzickým osobám automaticky od 1. 1. 2023. Schránka se zpřístupní prvním přihlášením, nebo sama 15. den po doručení přihlašovacích údajů.
• Zrušit ji nejde. Znepřístupní se až při ukončení podnikání (výmazu z evidence). Pozastavená živnost na ni vliv nemá.
• Úřady vám píšou primárně sem. Pokud máte zpřístupněnou schránku, orgány veřejné moci vám doručují do ní, ne poštou.
• Daňová tvrzení podáváte elektronicky. Se zpřístupněnou schránkou musíte podle § 72 odst. 4 daňového řádu podávat například daňové přiznání elektronicky – ne nutně přes datovku, stačí třeba portál MOJE daně. Postup popisuji v článku Daňové přiznání OSVČ online.

Od 27. 8. 2026 běží portál jen na adrese datovka.gov.cz. Starou adresu si v záložkách přepište a na odkazy v SMS či e-mailech neklikejte, provozovatel před podvodnými zprávami opakovaně varuje.

Fikce doručení: 10 dní, a pak platí, že jste zprávu četli

Zpráva je doručena ve chvíli, kdy se do schránky přihlásíte vy nebo někdo, komu jste dali právo zprávy číst. Pozor, počítá se i přihlášení do Portálu občana, pokud v něm máte datovku připojenou. Když se nepřihlásíte vůbec, považuje se zpráva za doručenou 10. den od dodání. Správní řád k tomu dodává, že pokud konec lhůty padne na víkend nebo svátek, posouvá se na nejbližší pracovní den.

Od doručení vám běží lhůty – na odvolání, doplnění podkladů nebo zaplacení. Proto je upozornění na nové zprávy základ, ne nadstavba.

Upozornění na nové zprávy: e-mail, SMS a Portál občana

Tři věci, které doporučuji:

1. Zvolte rozšířený obsah upozornění. Standardní e-mail jen oznámí, že něco přišlo. Rozšířený uvede i odesílatele a předmět, takže hned poznáte, jestli jde o finanční úřad, nebo o obchodní zprávu.
2. Kontakt ověřte. E-mail i telefon musíte potvrdit, jinak upozornění nechodí.
3. Placené SMS hlídejte. Služba se aktivuje na 300 SMS. Po 290 odeslaných vám přijde bezplatná výzva a další balík objednáte SMS ve tvaru ANO SCHRANKY na číslo 90211. SMS upozornění funguje jen na čísla českých operátorů. Pokud vám stačí SMS z Portálu občana, které jsou zdarma, placenou službu nepotřebujete.

Samotné upozornění zprávu nedoručí. Do schránky se ale stejně musíte přihlásit, abyste zjistili, co v ní je.

Automatizace: upozornění z datovky jako úkol v kalendáři

E-mail se snadno ztratí mezi newslettery. Pomocí nástroje Make si z něj můžete udělat úkol, který nepřehlédnete:

1. Spouštěč: modul Gmail → Watch emails (nebo obecný e-mailový modul přes IMAP) s filtrem na odesílatele nebo předmět upozornění z datovky. Přesnou adresu odesílatele si opište z prvního upozornění, které dostanete.
2. Akce: vytvořit událost v Google Kalendáři na dnešek s textem „Zkontrolovat datovou schránku“, případně poslat zprávu do vašeho chatu nebo zapsat řádek do tabulky.
3. Volitelně: druhá událost za 7 dní jako pojistka, kdybyste první přehlédli.

Make se do datové schránky nepřihlašuje a nic nedoručuje, jen reaguje na e-mail. Přihlašovací údaje k datovce do žádné automatizace nevkládejte. Spouštěč typu Watch emails kontroluje poštu v nastaveném intervalu, ne okamžitě, což tady nevadí. Scénář spotřebuje pár kreditů na jedno upozornění, takže se vejdete do tarifu Free s 1 000 kredity měsíčně. Podrobněji Make vysvětluji v návodu Jak propojit fakturaci s bankou a e-mailem přes Make.

Archivace: co dělat, když zprávy po 90 dnech zmizí

Zprávy zůstávají ve schránce 90 dní od doručení přihlášením. Pokud nastala fikce, 90denní lhůta začne běžet až od prvního přihlášení oprávněné osoby. Pak systém zprávu smaže. Rozhodnutí z úřadu přitom můžete potřebovat i za několik let. Možnosti:

Datový trezor stojí podle ceníku 120 Kč za 20 zpráv, 360 Kč za 50 zpráv a 720 Kč za 100 zpráv ročně (s DPH); dvě nejmenší kapacity jdou objednat jen přes kreditní systém. Nové schránky dostávají trezor na zkoušku na 3 měsíce s kapacitou 20 zpráv a ten se sám vypne.

Datovka od sdružení CZ.NIC je bezplatná aplikace pro Windows, macOS a Linux. Stahuje zprávy do lokální databáze, kde je trvale uchovává, a výrobce ji sám uvádí jako možnou náhradu datového trezoru. Umí hromadně exportovat zprávy jako ZFO nebo PDF. Dvě omezení: nepodporuje přihlášení přes NIA, tedy ani bankovní identitou nebo eObčankou, a databázi musíte zálohovat (Soubor → Zálohovat data schránek). Mobilní Datovka pro iOS a Android ve výchozím stavu sama nesynchronizuje, aby nedošlo k nechtěnému doručení zprávy.

Archivované zprávy z úřadů mějte u sebe stejně pečlivě jako daňové doklady. Jak dlouho co schovávat, popisuji v článku Evidence příjmů a výdajů OSVČ.

Účetní v datovce bez sdílení hesla

Pokud za vás datovku hlídá účetní, nedávejte jí svoje přihlašovací údaje. Všechno, co by udělala, by se v systému zapsalo jako vaše jednání. Správně jí zřiďte účet pověřené osoby: na datovka.gov.cz v Nastavení → Uživatelé → Nový uživatel. Rozsah oprávnění nastavíte vy a můžete ho kdykoli změnit nebo účet odebrat. Jde to i na Czech POINTu.

Mějte na paměti, že doručení spustí i přihlášení pověřené osoby, která má právo zprávy číst. Domluvte se proto, kdo vám o nové zprávě dá vědět.

Datovka jako doporučený dopis pro klienty

Datovou schránkou můžete psát i firmám a jiným podnikatelům, typicky když potřebujete prokázat, že klient fakturu nebo předžalobní výzvu dostal. Taková poštovní datová zpráva stojí 10 Kč s DPH do 20 MB a 30 Kč nad 20 MB. Platíte z kreditu, nebo na smlouvu, která je jen pro schránky s IČO a má minimální fakturaci 60 Kč s DPH v měsíci, kdy něco odešlete. Příjem je zdarma a podnikající fyzické osoby si ho nemohou vypnout.

Fakturační služby jako iDoklad, Fakturoid nebo Vyfakturuj posílají faktury e-mailem; přímé odeslání do datové schránky jsem v jejich nápovědách nenašel. Postup je tedy ruční: fakturu stáhnete v PDF a odešlete ji z datovka.gov.cz. Hodí se to hlavně pro neplatiče, jak je upomínat, popisuji v článku Upomínky faktur pro OSVČ.

Můj týdenní rituál (5 minut)

1. Upozornění chodí e-mailem s rozšířeným obsahem a Make z nich dělá úkol v kalendáři.
2. Jednou týdně, i bez upozornění, otevřu datovou schránku v Datovce a stáhnu nové zprávy do lokálního archivu.
3. Důležité zprávy z úřadů (výzvy, rozhodnutí) uložím jako ZFO i PDF k dokladům daného roku.
4. Jednou za měsíc zkontroluji, že záloha Datovky proběhla a že upozornění stále chodí.

Časté otázky

Závěr